經(jīng)常會(huì)有人問(wèn)，項(xiàng)目經(jīng)理每天做些什么呢？答案似乎很明顯：項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目啊。但管理項(xiàng)目具體意味著什么呢？是項(xiàng)目經(jīng)理每天坐在辦公室，或走來(lái)走去，還是去項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，檢查項(xiàng)目計(jì)劃，或承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù)？項(xiàng)目經(jīng)理真正要做的，遠(yuǎn)比以上所述要多的多。
我在做咨詢(xún)顧問(wèn)的時(shí)候，我們有一個(gè)很有用的備忘法則--四個(gè)是否（Four Ares），它簡(jiǎn)潔明了地總結(jié)了項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該關(guān)注的四個(gè)問(wèn)題：
我們是否在做正確的事情？（Are we doing the right things?）
我們是否把這些事情做好了？（Are we doing them well?）
我們是否完成了這些事情？（Are we getting them done?）
我們是否從中獲得了利益？（Are we deriving the benefit?）
第一個(gè)問(wèn)題“我們是否在做正確的事情”，主要是看項(xiàng)目相關(guān)干系人的需求是否很好地通過(guò)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）來(lái)設(shè)置、同意和呈現(xiàn)在項(xiàng)目計(jì)劃中了。這是項(xiàng)目中非常重要的一個(gè)前期活動(dòng)，而且是必須盡量保證其正確性的活動(dòng)。當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)有條不紊地在進(jìn)行中時(shí)，再去質(zhì)疑需求，是沒(méi)有任何好處的。當(dāng)然，哪怕項(xiàng)目計(jì)劃已經(jīng)“板上釘釘”，也仍然會(huì)存在一些需要控制的變更，但顯然這些變更并不是大家想要去激活的。大部分項(xiàng)目干系人都不喜歡變更，并且會(huì)想辦法阻止變更，比如讓項(xiàng)目經(jīng)理添加更多的東西到計(jì)劃中，擴(kuò)展預(yù)算或壓縮項(xiàng)目周期。
第二個(gè)問(wèn)題“我們是否把這些事情做好了”，重點(diǎn)關(guān)心質(zhì)量問(wèn)題。在分配資源和預(yù)算時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃是否得到了有效并高效的管理？這是項(xiàng)目經(jīng)理能夠節(jié)省時(shí)間和成本的地方。這需要花時(shí)間和精力來(lái)細(xì)心地分析，而不是依靠運(yùn)氣。當(dāng)然，質(zhì)量計(jì)劃是必須的。與項(xiàng)目干系人的定期溝通能夠有效確保他們對(duì)質(zhì)量的期望能夠得到滿足。
第三個(gè)問(wèn)題“我們是否完成了這些事情”，重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度。檢查項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，是項(xiàng)目經(jīng)理最基本的角色職責(zé)之一。這一部分是第四個(gè)問(wèn)題（“我們是否從中獲得了利益”）與前一個(gè)問(wèn)題（我們是否把這些事情做好了）這二者之間的過(guò)渡連接。一個(gè)任務(wù)的完成，哪怕它執(zhí)行得很好，但這并不意味著最終結(jié)果一定能滿足項(xiàng)目干系人的期望。這也是為什么期望管理必須成為一個(gè)持續(xù)的活動(dòng)。然而，利益或好處，在項(xiàng)目管理中是一個(gè)具有爭(zhēng)議性的議題。有多少項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為他們需要去管理利益？他們的工作難道不是隨著最終交付物的交付而結(jié)束了嗎？實(shí)際上，當(dāng)項(xiàng)目完成后的一段時(shí)間內(nèi)，只有當(dāng)用戶(hù)日復(fù)一日地使用交付成果時(shí)，才能看得到利益。
搞清楚以上四個(gè)Ares，或許離一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)不遠(yuǎn)了。
